با استفاده از برنامه های Client چون OutLook بخشی از مجموعه Microsoft Office، به ایمیل اکانت خود دسترسی یابید و ضمن برخورداری از امکانات بسیار خوب این نرم افزار به خصوص در بخش ویرایش، اقدام به ارسال و دریافت و مدیریت ایمیل کنید.
برای شروع کار ابتدا لازم است اقدام به ایجاد اکانت ایمیل کنید. سپس مراحل زیر را دنبال نمایید:
1- OutLook را در کامپیوتر خود نصب کرده و اجرا کنید.
2- صفحه Welcome را رد کنید سپس در صفحه دوم در پاسخ به سوال Do you want to setup outlook to connect to an email account، گزینه Yes را انتخاب کنید.
3- در مرحله بعد گزینه Manual setup or additional server type را فعال کنید.
4- در مرحله چهارم، گزینه POP or IMAP را انتخاب و به مرحله بعد بروید.
5- حال با پنجره ای به شکل زیر مواجه می شوید. فیلد های درون آن را مطابق با توضیحات زیر تکمیل کنید:
Your Name: یک نام برای ایمیل اکانت خود انتخاب و در این بخش وارد کنید. این نام در هنگام ارسال ایمیل به عنوان نام فرستنده درج می شود.
Email Address: آدرس ایمیل را به طور کامل وارد کنید.
Account Type: مقدار این فیلد را برابر POP3 قرار دهید.
Incoming mail server: آدرس ورودی را با جایگزین کردن نام دامنه برابر mail.domain.com وارد کنید.
(Outgoing mail server (SMTP: آدرس خروجی را با جایگزین کردن نام دامنه برابر mail.domain.com وارد کنید.
Username: آدرس ایمیل را مجددا به طور کامل وارد کنید.
Password: رمز عبور ایمیل که در هنگام ایجاد اکانت در نظر گرفته اید، وارد کتید.
6- کار هنوز تموم نشده! بعد از پر کردن فیلد های بالا، دکمه More Setting واقع در همین پنجره را انتخاب کنید.
7- به تب دوم (Outgoing Server) مراجعه و گزینه اول My outgoing server (SMTP) requires authentication را فعال کنید.
8- اطمینان حاصل کنید ارائه دهنه سرویس اینترنت شما، پورت های 110 و 25 را پشتیبانی می کند در غیر اینصورت ضمن استعلام پورت، مراتب را با پشتیبانی HiSupport در میان بگذارید.
9- چنانچه بخواهید از پروتکل امن جهت ارسال و دریافت ایمیل استفاده کنید به تب آخر (Advanced) مراجعه و مقدار گزینه Use the following type of encrypted connection را برابر TLS قرار دهید.
10- با اتصال OutLook به اکانت ایمیل، یک نسخه از ایمیل های دریافتی در وبمیل و سرور نیز ذخیره می شوند. چنانچه بخواهید این امکان را غیر فعال کنید. لازم است در تب Advanced گزینه Leave a copy of the message on the server را عیر فعال کنید. با این اقدام، ایمیل ها تنها در OutLook و کامپیوتر شما ذخیره خواهند شد.
11- تنظیمات را ذخیره کنید و به پنجره اصلی بازگردید. حال جهت تست تنظیمات، دکمه Test account settings را انتخاب کنید. این گزینه ارسال و دریافت ایمیل را تست می کند. چنانچه تنظیمات درست باشند هر دو تست پس از چند ثانیه با تیک سبز رنگ، موفق نشان داده می شوند.
12- حال که تنظیمات درست انجام شده است به پنجره اصلی بازگردید و دکمه next و سپس finished را برگزینید.