با کمک این ویژگی، می توانید به Mail Server بگویید به محض دریافت ایمیل یک پاسخ خودکار که خود آن را تعریف می کنید، بطور خودکار به فرستنده ارسال شود. این قابلیت زمانی مفید است که شما امکان بررسی سریع ایمیل ها را ندارید یا قصد دارید تا بررسی و حصول نتیجه، مخاطب خود را از دریافت ایمیل مطمئن و ایشان را با مراحل کار آشنا کنید.
تعریف پاسخ خودکار در میزبانی وب ویندوز، به 2 روش قابل انجام است که در ادامه به تشریح آن ها می پردازیم...
روش اول: از طریق پنل پلسک
1- پس از لاگین به پلسک، به منو Mail > Email Addresses مراجعه کنید.
2- از لیست موجود، بر روی آدرس ایمیل مورد نظر کلیک کنید.
3- به سربرگ Auto-Reply مراجعه کنید.
4- چکباکس گزینه Switch on auto-reply را فعال و سپس در فیلد Auto-reply message subject مابین دو کاراکتر <> عنوانی برای پاسخ خودکار وارد کنید.
5- از بخش Message format، گزینه Plain text را فعال و سپس در جعبه مربوط به Auto-reply message text، متن پاسخ خودکار را وارد کنید.
6- در صورتیکه که تمایل دارید یک نسخه از ایمیل ارسالی به آدرس مورد نظر نیز ارسال شود، از بخش Forward to، آدرس مورد نظر را وارد کنید.
7- مقدار فیلد ...Send an automatic respons را برابر 1 قرار دهید. در اینصورت چنانچه بیش از یک ایمیل در روز از یکی آدرس یکسان دریافت شود، تنها یک مرتبه برای وی پاسخ خودکار ارسال خواهد شد.
8- چنانچه قصد دارید فایلی به پیوست پاسخ ارسال کنید، از بخش Attach a file > Add an attachment اقدام نمایید.
9- شما می توانید Auto-reply را در تاریخی مشخص به طور خودکار غیر فعال کنید. در اینصورت آن تاریخ را با فعال سازی چکباکس گزینه Switch off auto-reply on، به میلادی وارد کنید.
10- در انتها، با استفاده از دکمه OK، تنظیمات را اعمال کنید.
روش دوم: با استفاده از گزینه های وبمیل
شما همچنین می توانید پاسخ خودکار را از طریق وبمیل برای ایمیل اکانت مورد نظر فعال کنید. بنابراین مراحل زیر را دنبال کنید:
1- با مراجعه به آدرس http://webmail.domain.com، به وبمیل لاگین کنید.
2- به سربرگ Options در بالای صفحه مراجعه کنید.
3- از منو کنار صفحه، سمت چپ؛ گزینه های Mail > Auto Response را انتخاب کنید.
4- چکباکس گزینه Enable Auto Response را فعال و عنوان و متن پاسخ خودکار را در دو فیلد Subject و Subject: Message Contents، وارد کنید.
5- چنانه قصد دارید پاسخ خودکار تنها در روز یا زمان مشخصی ارسال شود، گزینه Only send responses between these times را فعال کنید.
6- حال در بخش های Start/Finish Time، اقدام به انتخاب و وارد کردن روز و زمان مورد نظر کنید.
7- چنانچه قصد دارید برای پاسخ ارسالی امضا الکترونیک در نظر بگیرید. براحتی می توانید با فعال سازی چکباکس گزینه Enable Email Signature در انتهای صفحه؛ امضا و مشخصات خود را وارد کنید.
8- جهت اعمال تنظیمات، دکمه Save انتهای صفحه را اعمال کنید.
